En Coopetraban se manejan tres tipos de información independientes, el primero es un sistema de información que se enfoca básicamente en la administración de todos los datos de cada uno de los asociados de la Cooperativa. Este sistema contiene diferentes tipos de información, que son los datos personales y completos de cada asociado, saldo de créditos, saldo de cuenta Multidiario o de ahorros, saldo de Multiahorro, Multifuturo (Ahorros programados), saldo de aportes sociales, y los movimientos de cada una de estas cuentas; adicionalmente se tiene la información de las solicitudes de crédito y su estado actual, y las aperturas de CDAT (Certificado de Depósito de Ahorro a Término).
Gestión de la Información
En la cooperativa Coopetraban, uno de las principales bases para el logro de sus objetivos es el buen manejo que se le da a la información, y la buena administración de ésta.
En Coopetraban se ha logrado una excelente administración de la información, lo cual permite que no se cometan errores a causa de la falta de comunicación, afectando grandemente la organización ya que cualquier error puede ser percibido por el Asociado (cliente) causando una pérdida de confianza.
Esta información es ingresada al sistema por medio de los usuarios, que son los colaboradores de la Cooperativa, cada uno con un usuario intransferible, lo cual permite identificar quien fue el encargado de ingresar cada uno de los datos de cada asociado, teniendo de esta manera un doliente por cada operación realizada, garantizando un especial cuidado por cada usuario que ingresa la información. Todos los datos son almacenados en un servidor principal, y las copias de seguridad están almacenadas en los servidores ubicados en cada una de las 21 Agencias a nivel nacional con las que hoy cuenta Coopetraban.
Posteriormente cada uno de los usuarios puede realizar las consultas respectivas y necesarias para el desempeño de sus diferentes labores tanto comerciales como de servicios.
En segundo lugar se encuentra un sistema de información interno que integra todos los departamentos de la Organización como lo son el Departamento de Mercadeo y Comunicaciones, Departamento de Ahorro y Crédito, Departamento de Gestión Humana, Proyectos e Innovación, Operaciones, Análisis de crédito, Contabilidad y Tesorería, y La Gerencia General. En la Intranos de Coopetraban se publica todo tipo de información que es de interés para toda la compañía, adicionalmente hay una Infrared en la cual se puede acceder al trabajo que realiza cada uno de los colaboradores, por medio de carpetas que corresponden a cada uno de estos, permitiendo compartir toda la información entre los diferentes departamentos de forma ágil y segura. Y por último se maneja un correo interno al cual solo se puede acceder en los computadores de la organización, y por medio de este se comunica la información que solo es de interés para determinados departamentos o colaboradores.
La tercera información que se maneja es de carácter externo, ya que almacena la información de los proveedores y agentes eternos que colaboran al desarrollo de la organización, en el caso particular de la Cooperativa, las fundaciones y empresas sin ánimo de lucro son de gran ayuda para su desarrollo, con lo cual se genera una reciprocidad entra las compañías involucradas, por medio de convenios y demás.
El sistema de información más utilizado por la Cooperativa es el de Procesamiento de Transacciones (TPS), en el cual también se ha tenido en cuenta la importancia de la Tecnología en este tipo de sistema de información, la principal razón es que es necesario implementar un alto nivel de seguridad en las transacciones realizadas por cada uno de los asociados, principalmente porque es su dinero el cual se está manipulando en cada una de las operaciones. Por este motivo, para el año 2014 la Cooperativo ha realizado una gran inversión en la implementación de las Tarjetas Débito con Chip, pero adicionalmente y a diferencia de las empresas del Sector, realizo una alianza estratégica con el Banco de Bogotá, la Franquicia Visa, y el Grupo ATH con el fin de brindar mayor seguridad a sus asociados utilizando las plataformas transaccionales de esta gran entidad.
